La charte d'usage de l'IA : approbation, signature, mise à jour

La charte d'usage de l'IA dit à vos salariés ce qu'ils peuvent faire avec l'IA, et ce qu'ils doivent éviter. Harmonia la prépare, vous l'approuvez, vos équipes la signent.

Ce que contient une charte utile

Une charte utile est courte et concrète. Deux pages lues valent mieux que quinze pages ignorées.

Les points à couvrir :

• Les outils d'IA autorisés, et ceux que vous refusez.
• Les données interdites en entrée : données personnelles sensibles, données clients, informations confidentielles.
• L'obligation de relire toute production de l'IA avant usage.
• Les cas où l'usage de l'IA doit être signalé au destinataire.
• La personne à contacter en cas de doute ou d'erreur.
• La date, la version et le nom du responsable.

Écrivez des règles vérifiables. Interdiction de coller un fichier client dans un outil d'IA grand public est une règle claire.

Évitez les principes trop larges. Utiliser l'IA de façon responsable ne guide personne.

Vous approuvez, vos membres signent

Une charte générée reste un projet. Elle n'existe qu'une fois approuvée par le dirigeant.

Vous l'approuvez depuis votre espace Harmonia (dans le menu, cet écran s'appelle encore Charte d'usage). Un bloc de votre tableau de bord liste les documents qui attendent votre approbation.

Vos membres la signent ensuite. La signature porte toujours sur la dernière version approuvée.

Présentez-la aussi en réunion d'équipe, en dix minutes. Expliquez pourquoi elle existe et ce qu'elle change au quotidien.

Ajoutez-la enfin au parcours d'arrivée des nouveaux entrants. Une règle rappelée deux fois par an reste vivante.

La signature de tous vos membres est bloquante

La signature par 100 % de vos membres est l'un des cinq critères du Badge AI Act Ready. Tant qu'une personne manque, le badge n'est pas délivré.

Le critère porte sur la dernière version du document. Régénérer la charte fait donc retomber le critère.

Il faut alors réapprouver la nouvelle version, puis la faire resigner par tout le monde. Choisissez le bon moment pour une mise à jour.

Reliez la charte à la formation de vos équipes. La littératie IA est l'objet de l'article 4, applicable depuis le 2 février 2025.

Et ensuite

Une fois la charte signée, demandez à vos équipes de déclarer leurs usages de l'IA. Vous saurez enfin quels outils circulent vraiment chez vous.